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個人情報保護制度のあらまし

1 個人情報保護制度とは

○ 個人情報保護制度の概要
  昨今のコンピュータやインターネットの普及に見られるような高度情報通信社会の進展に伴い、個人情報を大量に処理、加工したり、流通させることが可能となってきていますが、その反面、不適切な取扱いによって、個人情報が本人の予期しないことに利用されたり、大量に流出したりすることによって、プライバシーなどの個人の権利利益が侵害される危険性が高まってきています。
 県では、県が保有する皆さんの個人情報を保護するため、個人情報の適正な取扱いのルールを定めた山形県個人情報保護条例を制定、平成13年4月1日から制度を実施しています。

[この制度を実施する県の機関(実施機関)]
 知事、議会、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、警察本部長、労働委員会、 収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、企業管理者 、病院事業管理者、県が設立団体である地方独立行政法人

○ 対象となる個人情報
 個人情報とは、個人に関する情報であって、特定の個人が識別されるものをいいます。個人の氏名、住所、年齢、電話番号、職業、家族構成、納税額、検診の結果・・・など、誰の情報かが分かってしまうすべての個人に関する情報が該当します。
 文書に記録されている個人情報やコンピュータ用ハードディスクやフロッピーディスク等に記録されている個人情報などすべて対象になります。

 

2 県が取扱う個人情報の保護対策

○ 個人情報取扱事務の登録及び閲覧
 県ではどのような個人情報を保有し、どのように利用しているかなどについて、皆さんにお知らせするため、個人情報を取り扱う事務をあらかじめ「個人情報取扱事務登録簿」に登録し、県の個人情報窓口で県民の方が閲覧できるようにしています。

 [登録簿の主な内容]
  個人情報を取り扱う事務の名称・目的
  個人情報を取り扱う対象者の範囲
  個人情報の記録項目
  個人情報の収集先
  個人情報の利用及び提供の状況

○ 個人情報の収集の制限
 県が個人情報を収集するときは、個人情報を取り扱う事務の目的をあらかじめ明確にし、事務に必要な範囲内で、適法かつ公正な方法で、原則として本人から収集します。
 また、思想・信条・信教に関する個人情報や犯罪歴などの社会的な差別の原因となるおそれがある個人情報は、原則として収集しません。

○ 個人情報の利用及び提供の制限
 県が保有する個人情報は、条例に定めがある場合を除き、本来の目的以外のために利用したり、外部に提供したりしません。
 また、コンピュータのオンラインを利用した個人情報の外部への提供は、原則として行いません。

○ 個人情報の適正管理
 県が保有する個人情報が漏えいしたり、滅失したりすることのないように適正に管理します。
 個人情報は、正確かつ最新なものに保つよう努めます。
 不要になった個人情報は、速やかに、かつ、確実な方法により廃棄します。

 

3 個人情報の開示、訂正、利用停止を請求する権利

○ 開示請求
 県民の方にかぎらず、どなたでも、県が保有している公文書(文書のほかフロッピーディスクや磁気テープ等も含まれます。)に記録されている自分の個人情報の開示を請求することができます。

(1) 請求書の提出  
 開示請求をするときは、「個人情報開示請求書」に氏名、住所、開示を求める個人情報の内容などを記載して、個人情報窓口に提出してください。
 このとき、本人であることを証明するため、運転免許証、健康保険の被保険者証、パスポートなどを提示してください。

(2) 開示・不開示の決定
 開示するかどうかの決定は、請求書を受け付けた日から原則として15日以内に行い、「個人情報開示(一部開示、不開示)決定通知書」でお知らせします。開示又は一部開示の場合は、開示する日時・場所をあわせてお知らせします。なお、やむを得ない理由により決定期間を延長することがあります。

[不開示情報]
 自分の個人情報でも、条例に定める次のような場合など開示できないことがあります。

  • 法令等の規定により開示してはならないこととされている場合
  • 請求者以外の個人や企業などに関する情報が記録されており、開示するとその個人や企業等に不利益を及ぼす場合
  • 診療、指導、選考、相談その他の個人に関する評価又は判断を伴う事務に関する情報であって、開示することにより、適正な行政事務の執行に支障が生じる場合

  不開示情報審査基準

(3) 開示の実施
 個人情報の開示は、「決定通知書」に記載された、日時、場所で行います。個人情報が記録された文書の閲覧又はその写しの交付など、あらかじめ希望された方法で個人情報の開示を受けることができます。

[手数料] 
 閲覧(視聴)の場合は無料。写しの交付の場合は、以下の手数料がかかります。

  • 文書、図画、写真、フィルムの場合(原則としてA3判以下の用紙にコピー)
     白黒コピー   1枚 10円
     カラーコピー  1枚 50円
      ※両面コピーの場合は、用紙の片面を1枚として枚数を算定します。
      ※A3判を超える用紙を用いる場合は、A3判を用いた場合に換算して枚数を算定します。
  • 電磁的記録の場合
      用紙に出力したもの(白黒)1枚10円
 用紙に出力したもの(カラー) 1枚50円
 録音カセットテープ1巻150円
 ビデオカセットテープ1巻190円
 フロッピーディスク1枚70円
 CD-R1枚80円
 DVD+R1枚160円

    開示手数料免除審査基準

○ 訂正請求
 開示を受けた自分の個人情報に事実の誤りがある場合は、その訂正を請求することができます。 訂正請求の手続は、開示請求の場合と同様ですが、事実に誤りがあることを証明する書類等の提出が必要となります。
 また、訂正するかどうかの決定は、請求書を受け付けた日から原則として30日以内に行い、お知らせします。

    訂正請求審査基準

○ 利用停止請求
 開示を受けた自分の個人情報の取扱いが不適正であると認める場合は、その利用の停止、消去または提供の停止(以下「利用停止」と総称します。)を請求することができます。利用停止請求の手続は、開示請求の場合と同様です。
 また、利用停止するかどうかの決定は、請求書を受け付けた日から原則として30日以内に行い、お知らせします。

    利用停止請求審査基準

○ 不開示決定等に不服があるとき
  不開示決定等に対して不服があるときは、行政不服審査法の規定に基づき、実施機関に対して、不服申立てをすることができます。不服申立てがあった場合は、実施機関は、山形県情報公開・個人情報保護審査会(第三者機関)に諮問し、その答申を尊重して、不服申立てに対する決定を行います。
 

4 個人情報の取扱いの是正の申出等

○ 是正の申出
 自分の個人情報を県が不適正に取り扱っていると認めるときは、その取扱いの是正を申し出ることができます。是正の申出があったときは、県は必要な調査を行い、その処理結果を申出者に文書でお知らせします。

○ 苦情の申出
 自己の個人情報の取扱いに限らず、制度の運用その他県が行う個人情報の取扱い全般について苦情を申し出ることができます。苦情があったときは、県は適切かつ速やかな解決に努めます。


5 実施機関の職員および受託業務従事者等に対する罰則

  実施機関の職員および実施機関から個人情報取扱事務の委託を受けた受託者の事務従事者が個人情報を漏えいした場合等には、次のとおり処罰されます。

 (1) 個人の秘密が記録された電算処理による個人情報ファイルの外部への漏えい
    (2年以下の懲役または100万円以下の罰金)
 (2) 不正な利益を図る目的での個人情報の提供・利用(盗用)
    (1年以下の懲役または50万円以下の罰金)
 (3) 職権濫用による職務以外の用に供する目的での個人の秘密の収集
    (1年以下の懲役または50万円以下の罰金)

 なお、不正な手段により開示を受けた者に対しても5万円以下の過料が科せられます。
 
 


6 民間事業者における個人情報の保護

○ 高度情報通信社会においては、業態業種を問わず、あらゆる分野において、情報通信技術を活用した大量かつ多様な個人情報が広く利用されるようになっていますが、その反面、事業者からの顧客情報等の大規模な流出など、個人情報の不適切な取扱いによって個人の権利利益を侵害するおそれが高まってきています。
  個人情報の取扱いに伴う個人の権利利益を保護するためには、県が保有する個人情報のみならず、事業者の方が保有する個人情報についても適正に取り扱われることが求め られています。
  事業者の方々の自主的・積極的な取り組みをお願いします。

 

7 個人情報保護窓口


 個人情報保護窓口では、個人情報取扱事務登録簿の閲覧、個人情報の開示請求や是正の申出の受付、個人情報の取扱いに関する苦情相談の受付などを行います。
  •  行政情報センター 〒990-8570 山形市松波2-8-1(県庁1階)
       TEL 023-630-3014 (FAX 023-630-2546)

   (開示請求等に関する連絡・問い合わせ先)
    総務部学事文書課情報公開担当 TEL 023-630-2050/2224

  •  議会事務局    〒990-8570 山形市松波2-8-1(議会棟1階 総務課内)
       TEL 023-630-2835
  •  村山総合支庁窓口 〒990-2492 山形市鉄砲町2-19-68(1階 総合案内窓口)
       TEL 023-621-8288
  •   〃   西庁舎窓口 〒991-8501 寒河江市大字西根字石川西355(2階 西村山総務課内)
       TEL 0237-86-8700
  •   〃   北庁舎窓口 〒995-0024 村山市楯岡笛田4-5-1(2階 北村山総務課内)
       TEL 0237-47-8600
  •  最上総合支庁窓口 〒996-0002 新庄市金沢字大道上2034(1階 総合案内窓口)
       TEL 0233-29-1300
  •  置賜総合支庁窓口 〒992-0012 米沢市金池7-1-50(1階 総合案内窓口)
       TEL 0238-26-6000
  •   〃   西庁舎窓口 〒993-8501 長井市高野町2-3-1(2階 西置賜総務課内)
       TEL 0238-88-8200
  •  庄内総合支庁窓口 〒997-1392 三川町大字横山字袖東19-1(1階 総合案内窓口)
       TEL 0235-66-2121

 このほか各出先機関にも窓口が設置されています。 


 

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